Los equipos jurídicos están viviendo la transformación digital al igual que lo hacen el resto de los sectores de la economía. Los abogados jóvenes se incorporan a la profesión sin miedo a la tecnología. La relación entre el abogado y la tecnología, tan difícil anteriormente, ha mejorado y mejora continuamente porque, como tantos otros negocios, sin ella sería muy difícil llevar a cabo su tarea.
Contenidos
Un software más allá del correo electrónico
Hasta este momento muchos de los equipos jurídicos de las empresas basan su gestión en el correo electrónico. Los más avanzados utilizan un sistema de correo basado en la nube, como pueda ser Office365, y organizan sus tareas en carpetas según un esquema de estado/urgencia.
Sin embargo, desconocen la idoneidad de otras herramientas para la gestión de procesos que se utilizan en otros sectores y que pueden representar una revolución para bien en el equipo.
Pocos sectores hay donde esté más justificada la compartición y colaboración de documentos entre colegas y con sus clientes. Realizar esto a través del correo electrónico es utilizar herramientas del siglo XX para problemas del siglo XXI: olvidos, retrasos, pérdidas de información, descoordinación y nula visibilidad del equipo sobre las tareas.
¿Deseas contactar con un especialista en JIRA?
Software para abogados
El término “software para abogados” es muy amplio e incluye conceptos como software ofimático, consultas sobre jurisprudencia o acceso al sistema de gestión del sistema judicial. Pero también incluye, o debería hacerlo, el software para la gestión interna del equipo.
¿Qué sucede cuando llega una consulta? ¿A quién se asigna? ¿Quién debe revisarlo, visarlo? ¿Cómo evoluciona?
El uso de herramientas agile (JIRA) en entornos jurídicos
Recepción de trabajos
En JIRA, es el propio usuario quien puede crear un ticket de solicitud de trabajo, incluyendo una descripción de lo que precisa y, en la mayoría de ocasiones, incluye un documento sobre el que trabajar. Por ejemplo, contratos comerciales, testamentos, etc…
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Asignación de trabajos
Una vez recibido el ticket, JIRA da un aviso al equipo jurídico. La asignación del trabajo a uno de los profesionales que conforman el equipo puede realizarse por especialización, experiencia previa o, simplemente, por carga de trabajo.
Flujo de trabajo
Es posible que la tarea del abogado a quien se ha asignado el ticket no sea la única asociada al flujo de trabajo definido. Podría ser que hubiéramos definido un proceso de revisión por parte de un abogado senior o quizá deba ser complementada con información o documentación adicional.
El flujo de trabajo se refleja siempre en un tablero tipo Kanban en el que se trabaja según estados definidos previamente y su evolución de un estado al siguiente.
Gestión de plantillas
JIRA permite centralizar fácilmente las plantillas jurídicas y de otro tipo de uso común en el bufete, de forma que siempre esté a mano para el equipo, o que sea incorporadas mediante automatismos. Los permisos determinarán quién puede realizar modificaciones sobre ellos y el control de versiones te mantendrá al día de los cambios que se realicen en los documentos.
Ventajas del uso de JIRA en entornos jurídicos
Incrementa la satisfacción del cliente
Que ya no tiene que remitir correos electrónicos que entran en una ‘caja negra’ en la que el cliente pierde el control sobre el estado de la consulta. Mediante JIRA podrá ver en qué estado se encuentra la consulta realizada, a quién ha sido asignado, etc…
Mayor transparencia para incrementar la satisfacción del cliente.
Incrementa la satisfacción del equipo
Una oficina organizada, donde la información es accesible por el equipo, según sus atribuciones, incrementa la satisfacción de los profesionales que en ella prestan sus servicios.
Minimización de olvidos y errores
Ya no hay correos electrónicos olvidados en una carpeta que el cliente reclama con indignación. Disponemos de un panel en el que se encuentran todas las tareas, a quién ha sido asignada, fecha de asignación, etc…
Mejores tiempos de respuesta
El uso de Jira nos ayudará a dotar de fluidez al sistema, mejorando los tiempos de respuesta al cliente.
Compartición y colaboración
Hay ventajas adicionales derivadas de la compartición y colaboración de las que solo se perciben el auténtico valor cuando se presenta el problema a resolver. Una de ellas es las suplencias durante bajas o vacaciones: un miembro del equipo puede asignar a otro como observador, lo que le permitirá reaccionar ante imprevistos y urgencias, asignándolo a otro miembro del equipo, por ejemplo, si fuera el caso.
Eficiencia del equipo
Nuestro equipo ya no debe preparar directorios en los que almacenar la información, o traspasar carpetas de documentación en papel. Todo lo que necesita está asociado al ticket, tanto en documentación como la propia historia de intervenciones del equipo.
Integración con otras herramientas
JIRA es, además, una herramienta que permite trabajar, desde el propio panel, con las herramientas ofimáticas asociadas a cada tipo de archivo.
Información siempre segura
Todas las acciones realizadas en el sistema JIRA quedan registradas en el registro de auditoría.
Un potente sistema de reporting
Que nos permitirá saber cuáles son las tareas realizadas por cada miembro del equipo y otros 30 informes más predefinidos.
Si para tu equipo jurídico es importante el trabajo moderno, la compartición y coordinación entre miembros del equipo, la incorporación de JIRA será un éxito asegurado.
