En nuestro ejercicio profesional, en nuestra vida diaria, realizamos cada día decenas de tareas de forma repetitiva que son necesarias para el correcto funcionamiento de nuestro negocio o el desarrollo normal de nuestra vida diaria pero que, sin embargo, no hacen que el día se convierta en especial.
Llegó la lavadora, llegó luego la Thermomix y hace unos años el robot aspirador. Estos dispositivos nos ayudan a realizar este tipo de tareas, o las realizan directamente. Posiblemente entendamos que estos dispositivos se van acercando al concepto de “Robot” que tenemos en mente.
Pero también nos hemos acostumbrado a estar mejor informados mediante procesos automáticos. Las empresas de transporte nos avisan cada vez con mayor precisión del día y la hora en la que nos harán llegar el envío, nuestro médico nos remite un aviso de la fecha y hora de nuestra próxima cita y la línea aérea nos avisa de la apertura de la facturación del vuelo.
Estas sencillas tareas son muestra de lo que podría realizar un sistema RPA (Robotic Process Automation).
Contenidos
La automatización en entornos empresariales
La automatización de procesos robóticos (RPA) es una herramienta de software que permite la implementación de instrucciones codificadas que emulan las acciones de los humanos que interactúan con sistemas digitales con el objetivo de producir ahorros, mejorar la productividad y la experiencia del cliente.
Cuanto más profunda sea esta emulación mejores serán los resultados, ya que abarcarán un mayor número de situaciones que permitirán incrementar el funcionamiento desatendido del sistema.
¿Por qué ahora se habla tanto de automatización?
La automatización de tareas es tan antigua como la humanidad. Las cortadoras de mármol movidas por corrientes de agua y la noria son ejemplos de sistemas de automatización usados en la antigüedad.
Entonces, ¿por qué se habla tanto ahora sobre automatización? La confluencia de varios factores, como son los avances en inteligencia artificial, la integración de sistemas y las tecnologías Cloud, IoT, y Big Data y la aparición de software específico para automatización han vencido las limitaciones anteriores, haciendo que los beneficios superen a los costes de su implementación.
Áreas de automatización
Hay varias áreas en las que la automatización puede ser útil en una empresa. Algunas son:
Procesos de negocio: Esta área es la primera que se automatizó, posiblemente por ser la que se trabaja con datos estructurados.
La automatización de procesos de negocio, como recogida y gestión de pedidos o la contabilización de todos los movimientos económicos, ayuda sin duda a reducir los tiempos de ciclo administrativo y mejoran su precisión.
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Comunicaciones: La automatización de las comunicaciones es una de las áreas que ha tenido un mayor crecimiento en los últimos años. El uso de los smartphones, la aparición del Cloud y la integración de los ordenadores en los sistemas de comunicación, ha popularizado la respuesta automatizada de correos electrónicos o mensajes de texto, que ayudan a las empresas a responder rápidamente a sus clientes, mejorar su satisfacción y coordinar sus equipos de trabajo.
Producción: La automatización de la producción y logística, mediante el uso de robots y sistemas de control automatizados, aumenta la eficiencia y reduce los costos de las organizaciones.
Seguridad: La automatización de la seguridad física y lógica, como el uso de sistemas de detección de intrusos mediante cámaras de seguridad e identificación facial, o la automatización de los sistemas de backup y análisis de amenazas, ayudan a las empresas a proteger sus activos y garantizar la seguridad de sus empleados.
Sin embargo, la automatización es una solución no gratuita, que debe ser planificada y diseñada correctamente para lograr los objetivos deseados, sopesando los costos y beneficios asociados a la implementación.
Beneficios de la RPA
Mejora de la calidad. Al reducir la intervención humana, minimizamos la posibilidad de errores. Si el sistema ha sido bien diseñado, y se han realizado las comprobaciones oportunas, el proceso repetitivo asegura la idoneidad de los resultados.
Reducción de costes. Los RPA trabajan 24×7, sin descanso ni interrupciones, con una mayor rapidez y máxima fiabilidad. La monitorización de una persona sobre el RPA basta para realizar las tareas que antes realizaban equipos completos.
Posibilidad de crecimiento. Podremos ahora dedicar nuestros equipos a realizar tareas de carácter creativo o analítico que nos ayuden a entender mejor las claves del crecimiento de la empresa. Y, a su vez, este crecimiento está soportado por el RPA.
Mejora de la experiencia del cliente. Como hemos mencionado anteriormente, los procesos de comunicación con clientes y entre los propios equipos son algunos que han tenido una implementación temprana en el RPA. Esto permite tener el cliente permanentemente informado de la evolución de aquellos procesos que le afectan.
La implementación de sistemas RPA puede convertir en una empresa en innovadora sin necesidad de realizar grandes inversiones en tecnología. Aquí lo importante es conocer el negocio, saber dónde aportamos valor al cliente y de qué forma podemos reducir esfuerzos en tareas que no precisan de nuestra atención constante.
JIRA entra en el RPA
JIRA es una herramienta fantástica de gestión de equipos de trabajo. Miles de empresas coordinan sus proyectos a través de esta herramienta. Sin embargo, aún hay lugar para su mejora, aprovechando al máximo sus capacidades de automatización.
¿Cómo puede ayudar RPA a mi empresa?
Quizá, durante la lectura de este artículo, has empezado a identificar áreas donde la RPA podría ayudar a tu empresa. Y si no lo has hecho, dedica unos minutos a escribir las tareas que realizáis de forma repetitiva: remitir informes periódicos,
Un ejemplo de RPA y JIRA ilustrativo
Punto Munich es una empresa ficticia de distribución textil que cuenta en la actualidad con 23 tiendas en España. Un plan de expansión ambicioso prevé la apertura de 30 tiendas adicionales en los próximos dos años, un crecimiento que exige lo mejor de los equipos involucrados: expansión, ingeniería, logística, marketing, etc.
Aperturas rápidas requieren precisión
Tras la experiencia de dos aperturas utilizando herramientas basadas en Office, los gestores del proyecto comprobaron la dificultad de lanzar y coordinar las decenas de tareas que implica cada apertura, teniendo en cuenta que existen dos equipos de puesta en marcha que trabajan en paralelo.
La concreción sobre la responsabilidad de cada tarea, la coordinación del lanzamiento de nuevas tareas dependientes de las completadas y la dificultad para conocer el estado de cada tarea fueron los principales problemas que encontraron durante las dos primeras aperturas. Tras su evaluación, decidieron la implantación de Jira como herramienta de gestión de proyectos y RPA.
La solución es una herramienta de gestión de proyectos con RPA
Una de las herramientas que utilizaron durante los proyectos piloto fue una herramienta de Project Management en la que se definieron cada una de las tareas y subtareas y se asignaron a personas y/o equipos especializados en el caso de que se deseara una asignación posterior dinámica. También se definieron las dependencias de las tareas y tiempos esperados.
Esto permitió una rápida definición de los proyectos en Jira. Una plantilla definía el proyecto al completo. Ejemplos de las tareas incluidas son las siguientes.
- Localización del local en la nueva ubicación.
- Recogida de datos sobre instalaciones y estado del local.
- Revisión de la propuesta de contrato de alquiler por parte del departamento jurídico.
- Firma del contrato de alquiler.
- Lanzamiento de todas las tareas del proyecto y su asignación a responsables.
- Orden de trabajo para la reserva de hoteles y vuelos de los equipos técnicos.
- Inclusión de los datos de la nueva tienda en el website y el ecommerce de la marca.
- Orden de trabajo al proveedor para la revisión de la climatización.
- Orden de trabajo al proveedor para la revisión de la instalación eléctrica.
- Orden de trabajo al proveedor para la revisión de la iluminación.
- Orden de trabajo para la fabricación del mobiliario.
- Orden de trabajo para la fabricación de la rotulación exterior e interior.
- Orden de trabajo para el aprovisionamiento de género.
- Orden de trabajo para la obtención de los permisos municipales correspondientes.
- Nuevo flujo de trabajo para la organización de la fiesta de apertura y asignación al departamento de marketing.
- Orden de trabajo para la empresa de catering.
- Orden de trabajo para la reserva de hoteles y vuelos para representantes.
- Orden de trabajo para la invitación a personalidades locales.
- Orden de trabajo para la coordinación de la asistencia de la celebrity invitada.
- Orden de trabajo para la nota de prensa e invitación a medios de comunicación locales.
- Nuevo flujo de trabajo para el lanzamiento de la campaña publicitaria local y asignación al departamento de marketing.
- Orden de trabajo para el proveedor de medios.
El RPA de Jira permite, entre otras muchas funcionalidades,
- La asignación de tareas de forma predeterminada o de forma dinámica según carga de trabajo y el lanzamiento del correspondiente aviso a la persona designada.
- El aviso a los responsables de cada una de las tareas en dependencia de una tarea que finaliza.
- El aviso a los líderes de área o proyecto sobre posibles retrasos.
- El lanzamiento de informes periódicos de status.
- La creación de nuevas tareas según determinadas condiciones que se producen durante el proyecto.
- La creación de nuevos flujos de trabajo completos a la finalización de una tarea, según condiciones, etc. Que pueden darse de forma recurrente (anidada).
Retorno de la inversión EN RPA
RPA es una tecnología ya experimentada. Si bien la rebaja de costes es el motivo único para la implementación de RPA solo para un 5%* de empresas, un 93%* de las empresas que lo han implementado han mejorado la productividad y un 81%* de ellas, efectivamente, rebajó los costes operativos sobre los procesos en los que se implementaron.
Un 78%* de las empresas que ya implementaron RPA aumentarán significativamente la inversión en estas tecnologías en los años venideros.