¿Ya decidiste implantar SharePoint? ¡Enhorabuena! SharePoint te va a proporcionar una excelente experiencia de implantación y de uso.
¿Cuáles tu punto de partida? ¿Vienes ya de una herramienta de gestión documental, de una herramienta de gestión de intranet o es tu primera herramienta para todo ello? Según sea tu respuesta, la implantación de SharePoint seguirá unos pasos u otros.
Contenidos
Preparando tu migración a Sharepoint
Hablando de migraciones en SharePoint, en realidad podríamos tener tres escenarios.
- El primer escenario es implantar SharePoint como primera herramienta de gestión documental, intranet o gestor de procesos. Hay tantos usos diferentes y prácticos de sharePoint como organizaciones lo adptan.
- El segundo sería una migración desde una versión onpremise de SharePoint a cloud: SharePoint online. ¿Vamos a comentar migraciones de versiones SharePoint onpremise a una versión SharePoint más reciente? No, ya no tenemos duda de que el futuro es cloud y que dedicar esfuerzos a migrar entre versiones onpremise de SharePoint no es eficiente.
- El tercer escenario es la migración desde una herramienta de gestión documental, intranet o gestión de proyectos previa a Sharepoint.
Una vez que sabemos de dónde venimos, vamos a hacernos la segunda pregunta: ¿Cuál es el motivo de la implantación de sharePoint?
- Convertir SharePoint en el repositorio de información de toda la empresa.
- Gestionar nuestra intranet y otros sitios a través de una herramienta centralizada como SharePoint.
- Dotar de mayor funcionalidad o funcionalidad más moderna, mayor conectividad, etc…
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Siempre, en los tres casos, deberemos realizar un análisis a fondo de la información disponible en la empresa con la finalidad de
- Determinar cuál de ella es necesaria hoy en día, legalmente y funcionalmente. El objetivo es determinar cuál es la información que realmente debe estar almacenada en nuestro nuevo sistema y cuál podemos descartar por su obsolescencia.
- Clasificar los grupos de información según su criticidad o valor, a fin de determinar la priorización de la migración.
- El soporte y la organización de dicha información, que será determinante para escoger la herramienta que utilizaremos para trasladar la información y, en algunas ocasiones, funcionalidad a la nueva herramienta.
- Seguridad actual de la información: quién es el propietario, con quién se comparte y con qué privilegios en cada grupo.
- Qué cambios deseamos introducir en estos puntos y cómo influyen en la migración. Un ejemplo de ello sería el estudio de las implicaciones de la restricción de cierta información a grupos más reducidos de usuarios, cómo afectaría a su tarea y qué alternativas se darían si fuera necesario. La no realización de este análisis podría derivar en una vuelta atrás por dificultades en el día a día.
- Flujos de información provenientes de otras aplicaciones así como los dirigidos hacia otras aplicaciones. El impacto que puede tener el cambio de plataforma y el aseguramiento de un correcto funcionamiento.
Como resultado de ello obtendremos la definición de las necesidades de dimensionamiento final, los sitios a crear, los servicios a dar de alta, los usuarios , etc…
Nueva implantación de Sharepoint
En el caso de una nueva implantación, es importante establecer una correcta jerarquización de la información desde un primer momento. Ahora no lo sabes, pero dentro de unos años cambiarás de versión, de entorno o de herramienta y en ese momento serás consciente de si organizaste correctamente la información.
Aunque en la contabilidad de tu empresa se refleje con un valor, habitualmente elevado, la infraestructura que da soporte a SharePoint (granjas de servidores, licencias, etc…), el activo real de tu instalación no es la información en ella contenida. Es lo que pervivirá en un futuro, es lo que los directivos y usuarios precisan para desarrollar su actividad y es lo que permite la supervivencia de la empresa.
Microsoft nos ofrece una herramienta para migrar datos en un entorno de servidor de ficheros tradicional a SharePoint online. Esta herramienta se denomina Herramienta de migración de SharePoint (SPMT) (¡cómo no!) e Internet está lleno de tutoriales. El oficial es el documento al que hemos linkado en su nombre.
Migración desde SharePoint onpremise a SharePoint Cloud
En este caso, Microsoft nos ofrece la misma excelente herramienta para realizar migraciones desde SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2010, SharePoint Server 2013, SharePoint Foundation 2010 y SharePoint Foundation 2013 hasta SharePoint online.
Te recuerdo el enlace por si no has leído el punto anterior
Herramienta de migración de SharePoint (SPMT)
Migración desde otra herramienta a SharePoint Cloud
Si tu caso es el de la migración desde el entorno de otro fabricante, herramienta Mover es ideal para importar información desde
- Google Cloud Storage
- Cuadro
- Migración de inquilino a inquilino de Microsoft 365
- Drive de G Suite
- Dropbox
- Egnyte
- Amazon S3
- Azure Blob Storage
Una vez que tengamos todo este trabajo realizado, pasamos ya a los detalles de la migración, no menos importantes, por supuesto. Y algo fundamental, evangelizar sobre el cambio a los usuarios, impartirles formación y mucho soporte durante las primeras semanas de implantación.
¡Os aseguramos que no añorarán su antiguo sistema!
