Vamos a por el tercer artículo en el que tratamos, en mayor detalle y organizadas por grupos funcionales, las 28 herramientas que Microsoft 365 incluye en Microsoft 365
Anteriormente hemos desarrollado los grupos de productividad y gestión y, en esta ocasión, vamos a tratar el grupo de productividad y colaboración.
¿Cuáles son las 7 herramientas de Microsoft 365 para productividad y colaboración?
- Microsoft OneNote
- Microsoft Forms
- Microsoft Whiteboard
- Microsoft Delve
- Microsoft Onedrive
- Microsoft PowerApps
- Microsoft Power Automate
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Microsoft OneNote
Microsoft OneNote es una de esas aplicaciones simples que te resuelven la mitad de tu trabajo diario. Porque, seamos sinceros, en muchas ocasiones necesitamos soluciones simples para resolver la mayoría de retos que se nos presentan en el día a día.
Hubo una época en la que las notas post-it inundaban nuestros monitores literalmente. Pero, gran problema, no podían acompañarnos en nuestros viajes, visitas a clientes o reuniones con compañeros (sí, algunas escondidas en nuestro moleskine).
Los post-it desaparecieron para ser digitalizados cuando aparecieron las aplicaciones como OneNote. Tras ello, incluyeron elementos multimedia. Luego nuestras notas en la nube, con acceso desde cualquier dispositivo, y con ello la colaboración entre equipos.
Y hoy llegan los elementos fluidos, la última incorporación de Microsoft al entorno ofimático, en el que pequeños elementos de información pueden ser editados y compartidos pero siempre actualizando la fuente original.
Un ejemplo de ello sería la inserción en OneNote de una tabla de Excel en la que se refleja el estado financiero del último trimestre. De esta forma, podemos consultar, en nuestro block de notas, su estado en tiempo real.
Microsoft Forms
Microsoft Forms es una herramienta transversal para generar formularios, cuestionarios y encuestas que podrán ser respondidos por los destinatarios en cualquier dispositivo, desde un desktop hasta el propio smartphone.
Microsoft Forms te ofrece un panel mediante el que podrás ver, en tiempo real, la evolución de las respuestas en forma gráfica. Los datos generados pueden ser descargados a Microsoft Excel para su análisis posterior.
Microsoft Forms se integra con Sharepoint, Power Automate y Onenote.
Microsoft Whiteboard
Microsoft Whiteboard es una pizarra infinita con un uso práctico en sesiones de trabajo remotas vía Teams. Con Microsoft Whiteboard podrás
- Usar distintos paneles (pizarras).
- Usar plantillas predefinidas de elementos y su organización en la pizarra.
- Compartir elementos de escritura, imágenes, hipervínculos con vista previa, etc…
- Determinar quién lee, comparte y edita elementos de la pizarra.
- Recibir reacciones del resto de participantes.
- Exportar el panel a una imagen.
- Compartir el panel mediante un link.
- Remitir un resumen de la sesión mediante correo electrónico.
- Enviar tu panel Whiteboard a OneNote.
Una de las grandes ventajas de Microsoft Whiteboard es su uso sobre el cloud, lo que te permitirá disponer de los paneles creados en cualquier dispositivo.
Microsoft Whiteboard es otra de las aplicaciones en las que podrás utilizar los elementos fluidos que Microsoft ha anunciado recientemente.
Microsoft Delve
Todos los usuarios de los dispositivos digitales nos hemos encontrado, en algún momento, confusos por no poder localizar algún archivo que sabemos a ciencia cierta que está en nuestro espacio de trabajo. Estas situaciones se incrementan a medida que introducimos nuevos dispositivos en nuestra vida laboral.
Microsoft Delve nos ayuda a organizar la información con la que trabajamos habitualmente, creando un espacio donde puedo depositar aquellos archivos que son prioritarios y que debo localizar de una forma sencilla.
Microsoft Onedrive
Incluido en su suscripción de Microsoft 365, Microsoft Onedrive es la solución de Microsoft para tus necesidades de almacenamiento online.
Al igual que otros servicios de almacenamiento en línea, dispone de un software de replicación, lo que nos da la ventaja de poder trabajar en nuestro dispositivo de forma offline para luego ser replicado al espacio en la nube y al resto de dispositivos.
Una de sus principales ventajas, como en el resto de casos, es la integración con las herramientas de Microsoft 365, de forma que podemos trabajar sobre Onedrive como si fuera uno de nuestros discos locales.
Microsoft PowerApps
Microsoft PowerApps en un entorno de creación de apps sin necesidad de conocer codificación informática, utilizando plantillas y herramientas del tipo ‘arrastra y soltar’.
Si eres un usuario avanzado de los que no les gusta depender de terceros, Microsoft PowerApps te va a encantar.
Con tu experiencia en el uso de entornos digitales y la intuición que te da el tener un conocimiento avanzado de Microsoft 365, podrás crear aplicaciones que resolverán problemas que, de otra forma, deberían esperar meses o años.
Microsoft PowerApps otorgará a tu empresa capacidad de innovación. La integración con PowerBI y el acceso a la integración con más de 200 aplicaciones mediante el uso de Dataverse otorgan potencia a su aplicación.
Un ejemplo de ello podría ser la creación de una app para sustituir informes en Excel de visitadores médicos, que posteriormente hay que corregir y consolidar. Esta app recogería los datos de los visitadores ‘sobre la marcha’, eliminando errores, haciendo los informes disponibles en tiempo real e incrementando la satisfacción del visitador al poder generar el informe de forma sencilla desde el teléfono.
Microsoft Power Automate
Cualquier trabajados senior de tu empresa te podrá explicar por qué determinados procesos que estáis realizando en la actualidad consumen recursos y no ofrecen valor a la empresa.
Estos procesos pueden ser rápidamente sustituidos por procesos automáticos digitales que liberen tiempo a las personas para mejorar la organización y hacerla más competitiva.
Microsoft Power Automate es la herramienta que te ayudará a crear flujos de procesos que serán la base para la automatización.
Microsoft Power Automate te permite crear automatizaciones basadas en patrones en blanco y numerosas plantillas con automatizaciones predefinidas.
Ejemplos de procesos automatizables son
- Todos aquellos en los que alguien deba otorgar autorización
- La finalización de una encuesta y la presentación de resultados a los stakeholders
- Alertas que puedan generarse desde Microsoft Connected Spaces debidas a la necesidad de creación de nuevas colas