Si bien los sistemas de gestión documental son ya sistemas veteranos en el panorama del software (nacidos en los 80s del siglo XX, alcanzaron la accesibilidad para las empresas a finales de los 90), no han sido adoptados aún de forma masiva por las empresas españolas, especialmente por la PYME.
A partir del siglo XXI se produce una explosión de tipos y características de la información almacenada de forma digital, lo que obliga a los diseñadores de sistemas de gestión documental a ingeniárselas para aceptar e indexar nuevos formatos.
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¿Qué es un software de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (SGD) es software diseñado para el manejo de grandes volúmenes de documentos y su acceso de una forma no presencial y no estructurada.
La imaginación nos lleva a sótanos repletos de archivos en los que la información de almacenaba, generalmente, ordenada de forma cronológica. Localizar la información precisaba largos minutos, sino horas.
Estos largos y sombríos archivos han sido sustituidos por su contrapartida digital: al digitalizar y almacenar la información, es rápidamente localizable desde el propio escritorio de la persona que realiza la búsqueda.
Los escáneres de documentación estaban, y quizá aún están, muy relacionados con los sistemas de gestión documental. Aunque esta eran la vía de entrada de la mayoría de información, la interoperabilidad de los sistemas está haciendo que mucha de la información se incorpore basándose en estándares de intercambio, como XML o Acrobat PDF.
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Características principales de los sistemas de gestión documental
Categorización y estructuración de documentos
Este es un punto clave. Es fundamental que el sistema de gestión documental esté preparado para localizar los documentos almacenados de una forma flexible; no solo por aquella información estructurada sino mediante consultas no previstas.
Trazabilidad documental y control de versiones
El sistema debe ser capaz de reproducir todos los cambios y consultas que han realizado sobrela información almacenada, indicando el usuario y la fecha y hora en que se realizaron.
Por otra parte, el SGD almacenará el número de versiones del documento que determinemos, permitiendo rescatar cada una de ellas ante errores humanos o técnicos.
Compartición y colaboración entre usuarios
Sin olvidar las restricciones de seguridad impuestas a cada usuario, los sistemas de gestión documentales permiten el acceso y el trabajo concurrente de usuarios.
La formación de grupos para la gestión común y la compartición con elementos externos (clientes, proveedores, distribuidores, partners) incrementa la productividad al reducir innumerables emails e incrementa la seguridad al poder controlar el nivel de acceso en cada momento.
Flujos de trabajo documental
No solo almacena y accede a la información cuando la precisa, sino que permite generar flujos de trabajo para la colaboración entre los miembros del equipo. La automatización de determinadas tareas, ligadas al cambio de información, elimina tareas repetitivas y potencia la productividad. Autorizaciones o notificaciones prioritarias son ejemplos de ello.
Seguridad física
Deje de temer a incendios o inundaciones. Los sistemas de gestión documental almacenan sus datos en la nube y garantizan su disponibilidad ante desastres.
Seguridad lógica
El software de gestión documental es un aliado para la seguridad de su información. La mayoría de ellos gestionan los accesos a la información, su modificación o eliminación a nivel de documento y campo.
Integración con otros sistemas empresariales
Sin duda es uno de los grandes impulsores de la productividad. La interoperabilidad de sistemas nos permite que documentos que antes eran recibidos en papel, digitalizados, clasificados y almacenados, sean recibidos mediante protocolos comunes para realizar estas tareas sin intervención humana.
La inteligencia artificial en la gestion documental
Las aplicaciones de la inteligencia artificial están viviendo una explosión. Raro es el sector en el que no se esté empezando a dar aplicación.
Los sistemas de gestión documental también son receptivos a su uso. Su mejora futura traerá grandes cambios a los SGD.
Las principales ventajas en su aplicación son
- Mejora los tiempos y la calidad de los resultados de búsqueda mediante la aplicación de machine learning.
- Asiste a la clasificación de documentos recibidos que no responden a los patrones habituales mediante el análisis de su contenido.
- Mejora la seguridad, aplicando diversas técnicas sobre la información (lectura, por ejemplo, de las palabras confidencial o privado) o el acceso mediante datos biométricos.
Estandarización de la gestión documental
La gestión documental no es ajena a la necesidad de estandarización, como ha sucedido en casi todos los sistemas informáticos.
Por ello se han desarrollado diversas normas ISO al respecto (fuente: Wikipedia).
- ISO 2709Información y documentación – Formato para el intercambio de información.
- ISO 15836Información y documentación – El conjunto de elementos de metadatos Dublin Core
- ISO 15489Información y documentación – Gestión de registros
- ISO 21127Información y documentación – Una ontología de referencia para el intercambio de información del patrimonio cultural
- ISO 23950Información y documentación – Recuperación de información (Z39.50) – Especificación de definición y protocolo de servicio de aplicación
- ISO 10244Gestión de documentos – Análisis de procesos empresariales
- ISO 32000Gestión de documentos – PDF
Ventajas de la gestión documental
Incrementa la productividad
La comparativa entre un sistema de gestión documental y un archivo manual es odiosa. Tampoco sale ganando un sistema de almacenaje en forma de directorios; la localización de la información en un sistema de gestión documental, especialmente cuando se trata de información que debe estar accesible de forma inmediata, se produce en segundos.
La compartición, flujos de trabajo e interoperabilidad con terceros son elementos que disparan la productividad de la empresa.
Permite búsquedas inmediatas y remotas
El acceso desde el propio puesto de trabajo, a cualquier hora y desde cualquier sitio, es crucial para empresas que están dispersas geográficamente o aquellas que hayan implantado el teletrabajo.
La información ya no se hallará accesible solo donde se recibe, sino que estará a disposición de toda la empresa.
Dispone de un sistema de seguridad robusto
Que nos permite auditar quién y en qué momento accede a la información, la modifica o la elimina, algo que en otro tipo de sistemas no queda garantizado.
Sharepoint como gestor documental
SharePoint es la plataforma de gestión documental de Microsoft diseñada para administrar los contenidos a través de la conocida interfaz de Office.
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