Como ya hemos comentado en otras ocasiones, elegir un software siempre es una tarea compleja y delicada. Tu elección involucrará el trabajo de muchas personas en el futuro y, posiblemente, una merecida enhorabuena si esta elección consigue objetivos y satisface no solo a la dirección sino a los empleados que deban utilizarla día a día.
Hemos hecho una selección de cinco gestores documentales que pueden evaluarse en el momento de la selección de una herramienta de gestión documental en una empresa de tamaño medio, con las implicaciones que esto supone: una necesidad real de almacenamiento y workflow; cierta disponibilidad de recursos económicos y humanos, acordes al tamaño de la empresa, y la determinación e implicación real de la dirección en la resolución del reto.
SharePoint Online
Cuando escuchamos SharePoint pensamos en Microsoft. Y esto es lo que es: el primero de los gestores documentales que analizamos es el gestor documental de la familia Microsoft que, por ello, nos trae la mejor integración con Microsoft 365 (antes Office 365) y el resto de los productos de la familia Microsoft como Microsoft Azure o Microsoft Teams.
En realidad, podríamos hablar de dos productos diferenciados: Microsoft SharePoint Online y Microsoft SharePoint 2019, siendo este último la versión onpremise de Microsoft SharePoint.
¿Cuál es la versión que debes implementar? Esta pregunta se responde como responderías a la misma pregunta que te plantees al elegir cualquier producto que disponga de ambas versiones. Lo que queremos decir es que no es una cuestión que esté relacionada con el producto, sino con la filosofía de tu empresa y tu arquitectura de TI.
Entonces, ¿por qué hablamos solo de gestión documental bajo SharePoint Online? Porque, en la práctica, es la versión que eligen la absoluta mayoría de empresas a día de hoy.
A la potencia de SharePoint como contenedor de información, le sumamos la ventaja de la gestión del workflow que integra, que nos permite definir flujos de trabajo complejos e integrados con otras herramientas como Microsoft 365.
Te dejamos un enlace a otro artículo si es que quieres conocer mejor las ventajas de SharePoint como gestor documental.
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Alfresco
La principal característica que define a Alfresco es que su código es abierto. Esto ya define, en muchos casos, el posicionamiento del lector . Si algunos valorarán la capacidad de ser ajustado a conveniencia de la empresa, otros verán la complejidad que puede tener la puesta en marcha y el mantenimiento sin la implicación de un fabricante.
Alfresco amplia la definición de gestión documental e incorpora elementos que van más allá del documento: contenidos multimedia y web, trabajo colaborativo, etc…
Esto, y su necesidad de disponer de ciertos recursos, hacen que el este segundo de los gestores documentales que analizamos se adapte mejor en entornos de mediana empresa (y gran empresa, aunque aquí ya hemos adelantado que el artículo va dirigido al sector de la mediana empresa).
Versiones disponibles de Alfresco
Alfresco Community Edition es la versión gratuita. Y como casi todas las versiones gratuitas, no cuanta con soporte técnico del fabricante.
Alfresco One es la versión de pago híbrida onpremise sincronizada con cloud. Esta versión, a su vez, dispone de dos modalidades: Alfresco One departamental, la versión de pago económica con ciertas limitaciones de almacenamiento y servicio de soporte y Alfresco One Enterprise, la versión de pago premium para quien desea aprovecharlo al 100%.
La tercera versión es Alfresco Cloud. En esta versión, los documentos se encuentran almacenados en la nube de Alfresco para ser accedidos por empleados o colaboradores (clientes, proveedores etc…).
Docuware
Docuware es el producto para gestión documental de Ricoh. Diseñado y desarrollado con mentalidad alemana, con todo lo bueno y malo que ello supone, las keywords del producto (como indica el propio fabricante) son “rigor y eficiencia”.
Docuware, el tercero de los gestores documentales, integra flujos de trabajo orientados a la administración de la empresa. En su versión cloud, permite la modificación de documentos de office de forma simultánea por varios usuarios.
Docuware está disponible en 16 idiomas y es utilizado por 18.000 empresas en más de 70 países.
R2 Docuo
R2 Docuo es un sistema de gestión documental con orientación hacia la gestión contractual e ingeniería.
R2 Docuo permite extraer la información relevante de los documentos que almacenas y almacenarla en forma de metadatos asociados al documento.
El cuarto de los gestores documentales analizado presenta una interfaz que permite su uso intuitivo. Os dejamos con un vídeo para que lo conozcáis mejor.
Características
Integración con Office 365. Uso de plantilla de Office para generar documentos rellenando únicamente los campos contenidos en la plantilla.
Servicio de búsqueda basado en carpetas, tipo y características
Posibilidad de asociar metadatos a los documentos
Convertir tareas repetitivas en workflows de trabajo automatizados o semiautomatizados.
Integración con firma electrónica con plena validez legal.
Trazabilidad de un documento: quién realizó cambios y cuándo se realizaron.
APPS
Dispone de aplicaciones en IOS y Android con bastantes limitaciones frente a la gestión en aplicación de escritorio, ya que están pensadas para el uso y no la administración del sistema.
Dispones de una prueba gratuita de 30 días.
OpenKM
OpenKM es otro gestor de documentos y contenidos de código libre que integra software para la gestión de flujos basado en JBOSS y automatismos, traducido a más de 35 idiomas distintos. El último de los gestores documentales permite la extracción de los documentos mediante palabras claves, categorías y metadatos mediante búsqueda basada en Lucene. Incluye un OCR zonal y un servicio de control de versiones.
OpenKM permite el archivo de correos electrónicos y diversas utilidades colaborativas (notas, relaciones, foro, wiki y chat).
